Workflow Templates — Fertige Automationen zum Nachbauen
Warum jede Automation von Null bauen, wenn es getestete Vorlagen gibt? Diese Workflow-Template-Sammlung bietet 15 praxiserprobte Automationen, die Sie direkt in Make, n8n oder Zapier nachbauen können. Jedes Template enthält eine vollständige Beschreibung des Ablaufs, die benötigten Tools, eine Schritt-für-Schritt-Anleitung und eine realistische Einschätzung der Komplexität und Setup-Zeit.
Diese Templates basieren auf realen Automation-Projekten in Schweizer Unternehmen und folgen den Workflow Design Patterns, die sich in der Praxis bewährt haben.
Wie nutze ich diese Templates
Jedes Template folgt einer einheitlichen Struktur:
- Beschreibung: Was macht der Workflow?
- Tools: Welche Plattformen und Integrationen werden benötigt?
- Ablauf: Trigger → Schritte → Output
- Komplexität: ⭐ (Einsteiger) bis ⭐⭐⭐ (Fortgeschritten)
- Setup-Zeit: Geschätzte Zeit für die Ersteinrichtung
- Kosten: Ungefähre monatliche Kosten in CHF
Marketing-Templates
Template 1: Newsletter-Automation
Beschreibung: Automatisiert den gesamten Newsletter-Prozess – von der Content-Sammlung über die Erstellung bis zum Versand. Der Workflow sammelt wöchentlich die besten Inhalte, generiert einen personalisierten Newsletter und versendet ihn zum optimalen Zeitpunkt.
Tools: Make oder n8n + RSS/API + AI (Claude/GPT) + E-Mail-Tool (Mailchimp, ActiveCampaign)
Ablauf:
[Schedule: Jeden Montag 8:00]
→ [RSS/API: Neue Inhalte sammeln]
→ [AI: Zusammenfassungen schreiben]
→ [Template: Newsletter-Layout befüllen]
→ [Personalisierung: Segmente anwenden]
→ [Versand: Optimaler Zeitpunkt pro Segment]Komplexität: ⭐⭐ | Setup-Zeit: 3-4 Stunden | Kosten: CHF 25-50/Monat
Wichtig: Definieren Sie 3-5 Content-Quellen und ein klares Template für den Newsletter. Die AI-Zusammenfassung sollte auf 2-3 Sätze pro Artikel begrenzt sein.
Template 2: Social Media Scheduler
Beschreibung: Erstellt und plant Social-Media-Posts basierend auf Blog-Artikeln, Produktneuheiten oder manuellen Inputs. Der Workflow generiert plattformspezifische Varianten und plant sie für optimale Posting-Zeiten.
Tools: Make oder Zapier + AI (Claude/GPT) + Social Media Management (Buffer, Hootsuite, oder native APIs)
Ablauf:
[Trigger: Neuer Blog-Artikel/Webhook]
→ [AI: 3 Post-Varianten generieren (LinkedIn, X, Instagram)]
→ [Bildanpassung: Format pro Plattform]
→ [Schedule: Optimale Posting-Zeiten]
→ [Monitoring: Engagement nach 24h tracken]Komplexität: ⭐⭐ | Setup-Zeit: 2-3 Stunden | Kosten: CHF 15-35/Monat
Wichtig: Generieren Sie pro Plattform unterschiedliche Inhalte. Ein LinkedIn-Post unterscheidet sich fundamental von einem Instagram-Post. Nutzen Sie plattformspezifische Prompts.
Template 3: Content-Repurposing
Beschreibung: Verwandelt einen langen Inhalt (Blog-Artikel, Whitepaper, Webinar-Transkript) automatisch in mehrere kürzere Formate – Social Posts, E-Mail-Snippet, FAQ-Einträge und Infografik-Texte.
Tools: n8n oder Make + AI (Claude/GPT) + CMS (WordPress, Webflow) + Notion/Airtable
Ablauf:
[Trigger: Neuer Inhalt in CMS/Notion]
→ [AI: Inhalt analysieren und Kernaussagen extrahieren]
→ [AI: 5 Social-Media-Posts generieren]
→ [AI: E-Mail-Teaser erstellen]
→ [AI: 3 FAQ-Einträge ableiten]
→ [Speichern: Alle Varianten in Content-Kalender]Komplexität: ⭐⭐ | Setup-Zeit: 3-4 Stunden | Kosten: CHF 20-40/Monat
Wichtig: Qualitätskontrolle ist essentiell. Implementieren Sie einen Freigabe-Schritt, bevor repurposed Content automatisch veröffentlicht wird.
Sales-Templates
Template 4: Lead-Scoring Pipeline
Beschreibung: Bewertet eingehende Leads automatisch nach konfigurierbaren Kriterien (Unternehmensgrösse, Branche, Engagement, Quelle) und routet sie an das richtige Sales-Team.
Tools: Make oder n8n + CRM (HubSpot, Salesforce, Pipedrive) + AI (Claude/GPT) + Kommunikation (Slack/E-Mail)
Ablauf:
[Trigger: Neuer Lead im CRM / Formular-Submission]
→ [Datenanreicherung: Firmendaten aus Handelsregister/LinkedIn]
→ [AI: Lead-Bewertung nach BANT-Kriterien]
→ [Score berechnen: 0-100 Punkte]
→ [Routing: Hot (>70) → Senior Sales | Warm (40-70) → Nurturing | Cold (<40) → Newsletter]
→ [Notification: Slack/E-Mail an zuständigen Sales-Rep]Komplexität: ⭐⭐⭐ | Setup-Zeit: 5-8 Stunden | Kosten: CHF 30-60/Monat
Wichtig: Definieren Sie Ihre Scoring-Kriterien gemeinsam mit dem Sales-Team. Überprüfen und kalibrieren Sie den Score monatlich basierend auf tatsächlichen Abschlüssen.
Template 5: CRM-Sync
Beschreibung: Synchronisiert Kontakt- und Interaktionsdaten zwischen verschiedenen Systemen in Echtzeit – CRM, E-Mail-Marketing, Support-Tool und Buchhaltung.
Tools: Make oder Zapier + CRM + E-Mail-Tool + Support-Tool + Buchhaltung (Bexio, Abacus)
Ablauf:
[Trigger: Kontakt-Update in System A]
→ [Mapping: Felder zwischen Systemen abgleichen]
→ [Conflict Resolution: Neuster Timestamp gewinnt]
→ [Update: Alle verbundenen Systeme aktualisieren]
→ [Log: Sync-Protokoll in Airtable/Notion]Komplexität: ⭐⭐ | Setup-Zeit: 4-6 Stunden | Kosten: CHF 20-40/Monat
Wichtig: Definieren Sie ein «System of Record» – ein führendes System, das bei Konflikten Vorrang hat. Implementieren Sie Duplikat-Erkennung.
Template 6: Angebots-Automation
Beschreibung: Generiert Angebotsentwürfe basierend auf Kundenanforderungen und sendet sie nach Freigabe als professionelle PDFs.
Tools: n8n oder Make + AI (Claude/GPT) + PDF-Generator (Dokumentenvorlage) + CRM + E-Mail
Ablauf:
[Trigger: Anfrage-Formular oder CRM-Stage-Change]
→ [Daten sammeln: Kundeninfos, Anforderungen, Preiskonfiguration]
→ [AI: Angebots-Text generieren (Executive Summary, Leistungsumfang)]
→ [PDF: Angebot aus Vorlage generieren]
→ [Freigabe: Slack-Notification an Sales-Manager]
→ [Versand: E-Mail mit PDF an Kunden nach Freigabe]Komplexität: ⭐⭐⭐ | Setup-Zeit: 6-10 Stunden | Kosten: CHF 25-50/Monat
Wichtig: Implementieren Sie einen manuellen Freigabe-Schritt. Automatische Angebote ohne menschliche Prüfung sind riskant, besonders bei höheren Beträgen.
Operations-Templates
Template 7: Rechnungsverarbeitung
Beschreibung: Verarbeitet eingehende Rechnungen automatisch – von der E-Mail-Extraktion über die Datenerfassung bis zur Verbuchung im Buchhaltungssystem.
Tools: Make oder n8n + E-Mail + AI (Claude/GPT mit Vision oder Dokumenten-AI) + Buchhaltung (Bexio, Abacus) + Airtable
Ablauf:
[Trigger: Neue E-Mail mit PDF-Anhang]
→ [PDF extrahieren und AI-Analyse]
→ [Daten erfassen: Rechnungsnummer, Betrag, MwSt., Fälligkeit, IBAN]
→ [Validierung: Bekannter Lieferant? Plausible Beträge?]
→ [Kategorisierung: Kostenart zuweisen]
→ [Freigabe: Ab CHF 500 → Manager-Approval]
→ [Buchung: Eintrag in Buchhaltungssystem]Komplexität: ⭐⭐⭐ | Setup-Zeit: 8-12 Stunden | Kosten: CHF 40-80/Monat
Wichtig: Beginnen Sie mit einem kleinen Lieferantenkreis und erweitern Sie schrittweise. Die AI-Extraktion sollte immer eine Konfidenz-Schwelle haben – bei niedrigem Vertrauen wird manuell geprüft.
Template 8: Approval-Workflow
Beschreibung: Standardisiert Genehmigungsprozesse für Ausgaben, Urlaub, Projekte oder Änderungsanträge mit mehrstufiger Freigabe.
Tools: Zapier oder Make + Formular (Typeform, Google Forms) + Slack/E-Mail + Tabelle (Airtable, Google Sheets)
Ablauf:
[Trigger: Neuer Antrag via Formular]
→ [Antrag in Datenbank speichern (Status: Pending)]
→ [Routing: Zuständigen Genehmiger bestimmen (Regeln nach Betrag/Typ)]
→ [Notification: Genehmiger per Slack/E-Mail informieren]
→ [Entscheidung: Genehmigt/Abgelehnt via Button]
→ [Eskalation: Automatische Erinnerung nach 48h]
→ [Kommunikation: Antragsteller über Ergebnis informieren]Komplexität: ⭐⭐ | Setup-Zeit: 3-5 Stunden | Kosten: CHF 15-30/Monat
Wichtig: Definieren Sie klare Eskalationspfade und Stellvertreter-Regelungen. Nichts bremst einen Genehmigungsprozess mehr als abwesende Genehmiger ohne Vertretung.
Template 9: Reporting-Automation
Beschreibung: Sammelt Daten aus verschiedenen Quellen und erstellt automatisch wöchentliche oder monatliche Reports als E-Mail oder PDF.
Tools: n8n oder Make + Datenquellen (Google Analytics, CRM, Ads-Plattformen) + AI (Claude/GPT) + E-Mail/Slack
Ablauf:
[Schedule: Jeden Montagmorgen / 1. des Monats]
→ [Daten abrufen: KPIs aus allen Quellen]
→ [Berechnung: Veränderungen ggü. Vorperiode]
→ [AI: Executive Summary und Handlungsempfehlungen generieren]
→ [Formatierung: Report als HTML-E-Mail oder PDF]
→ [Versand: An Stakeholder-Verteiler]Komplexität: ⭐⭐ | Setup-Zeit: 4-6 Stunden | Kosten: CHF 20-40/Monat
Wichtig: Beginnen Sie mit den 5-7 wichtigsten KPIs. Ein überladener Report wird nicht gelesen. Die AI-Summary sollte maximal 3 Absätze umfassen.
HR-Templates
Template 10: Bewerbungs-Screening
Beschreibung: Sichtet eingehende Bewerbungen automatisch, extrahiert relevante Informationen und erstellt eine priorisierte Kandidatenliste.
Tools: n8n oder Make + E-Mail/ATS + AI (Claude/GPT) + Airtable/Notion + Slack
Ablauf:
[Trigger: Neue Bewerbung per E-Mail oder ATS]
→ [AI: CV/Anschreiben analysieren – Erfahrung, Skills, Qualifikationen extrahieren]
→ [Matching: Abgleich mit Stellenprofil (Must-haves vs Nice-to-haves)]
→ [Score: Kandidat bewerten (0-100)]
→ [Kategorisierung: Top (>75) | Interessant (50-75) | Absage (<50)]
→ [Notification: HR-Team per Slack über Top-Kandidaten informieren]
→ [Automatische Eingangsbestätigung an Bewerber]Komplexität: ⭐⭐⭐ | Setup-Zeit: 6-8 Stunden | Kosten: CHF 30-50/Monat
Wichtig: AI-Screening ersetzt keine menschliche Entscheidung – es priorisiert. Implementieren Sie Fairness-Checks und überprüfen Sie regelmässig, ob der Algorithmus nicht bestimmte Gruppen systematisch benachteiligt. Beachten Sie die Vorgaben des Schweizer Datenschutzgesetzes.
Template 11: Onboarding-Checklist
Beschreibung: Automatisiert den Onboarding-Prozess neuer Mitarbeiter mit automatischen Aufgabenzuweisungen, Terminerinnerungen und Fortschritts-Tracking.
Tools: Zapier oder Make + Projektmanagement (Asana, Monday, Notion) + IT-Provisioning + Kalender + E-Mail
Ablauf:
[Trigger: Neuer Mitarbeiter im HR-System / Startdatum -14 Tage]
→ [Checkliste erstellen: 30 Standardaufgaben zuweisen]
→ [IT: Accounts und Zugänge beantragen]
→ [Kalender: Welcome-Meeting und Einführungstermine planen]
→ [Manager: Onboarding-Plan per E-Mail senden]
→ [Tag 1: Willkommens-E-Mail mit allen Informationen]
→ [Tracking: Fortschritt wöchentlich prüfen und bei Verzug eskalieren]Vertiefen Sie Ihr Wissen:>
- AI Automation Workflows erstellenKomplexität: ⭐⭐ | Setup-Zeit: 4-6 Stunden | Kosten: CHF 15-30/Monat
Wichtig: Erstellen Sie eine Master-Checkliste mit allen möglichen Aufgaben und filtern Sie je nach Rolle und Abteilung. Ein gutes Onboarding reduziert die Frühfluktuation um bis zu 25%.
Template 12: Abwesenheits-Management
Beschreibung: Verwaltet Urlaubsanträge, Krankmeldungen und Abwesenheiten automatisch – inklusive Kalender-Updates, Stellvertreter-Benachrichtigungen und Team-Übersicht.
Tools: Make oder Zapier + Formular + Kalender (Google/Outlook) + Slack + HR-System
Ablauf:
[Trigger: Abwesenheitsantrag via Formular]
→ [Prüfung: Resturlaub ausreichend? Keine Überlappung mit Team?]
→ [Genehmigung: Automatisch (≤2 Tage) oder via Manager (>2 Tage)]
→ [Kalender: Abwesenheit eintragen + Out-of-Office setzen]
→ [Stellvertreter: Automatisch benachrichtigen mit Übergabe-Infos]
→ [Team: Abwesenheitskalender aktualisieren]Komplexität: ⭐⭐ | Setup-Zeit: 3-5 Stunden | Kosten: CHF 10-25/Monat
Wichtig: Implementieren Sie Plausibilitätsprüfungen – z.B. nicht mehr als 30% eines Teams gleichzeitig abwesend. Beachten Sie kantonale Feiertage in der Schweiz.
IT/DevOps-Templates
Template 13: Monitoring-Alert
Beschreibung: Überwacht Server, APIs und Workflows auf Fehler und benachrichtigt das zuständige Team mit kontextreichen Alerts.
Tools: n8n oder Make + Monitoring (Uptime Robot, Grafana, Custom API) + AI (Claude/GPT) + Slack/PagerDuty
Ablauf:
[Trigger: Webhook von Monitoring-Tool / Schedule-Check alle 5 Min]
→ [Prüfung: Status-Code, Antwortzeit, Error-Rate]
→ [AI: Fehlermeldung analysieren und mögliche Ursache identifizieren]
→ [Severity bestimmen: Critical | Warning | Info]
→ [Alert: Slack-Channel + bei Critical → PagerDuty/SMS]
→ [Runbook: Relevante Dokumentation zum Fehler verlinken]
→ [Escalation: Automatisch nach 15 Min ohne Acknowledgement]Komplexität: ⭐⭐ | Setup-Zeit: 3-5 Stunden | Kosten: CHF 15-35/Monat
Wichtig: Vermeiden Sie Alert-Fatigue. Definieren Sie klare Schwellenwerte und gruppieren Sie zusammenhängende Alerts. Ein Team, das zu viele irrelevante Alerts erhält, ignoriert irgendwann auch die kritischen.
Template 14: Deployment-Notification
Beschreibung: Informiert alle Stakeholder über Deployments – was wurde deployed, von wem, welche Changes sind enthalten, und wie ist der Status.
Tools: n8n oder Zapier + Git/CI-CD (GitHub, GitLab) + Slack/Teams + Changelog-Tool
Ablauf:
[Trigger: Webhook von CI/CD-Pipeline (Deployment abgeschlossen)]
→ [Daten sammeln: Commit-Messages, PR-Titles, Author]
→ [AI: Changelog-Zusammenfassung generieren (nicht-technisch)]
→ [Formatting: Deployment-Card mit Status, Version, Changes]
→ [Notification: #deployments-Channel in Slack]
→ [Changelog: Automatisch in Dokumentation aktualisieren]Komplexität: ⭐ | Setup-Zeit: 2-3 Stunden | Kosten: CHF 5-15/Monat
Wichtig: Die AI-generierte Zusammenfassung sollte für nicht-technische Stakeholder verständlich sein. Technische Details gehören in einen separaten technischen Changelog.
Template 15: Incident-Ticketing
Beschreibung: Erstellt automatisch Incident-Tickets aus Monitoring-Alerts, reichert sie mit Kontextdaten an und leitet den Incident-Response-Prozess ein.
Tools: n8n oder Make + Monitoring + Ticketing (Jira, Linear, Zendesk) + AI (Claude/GPT) + Kommunikation (Slack, E-Mail)
Ablauf:
[Trigger: Critical Alert von Monitoring]
→ [Kontext anreichern: Letzte Deployments, ähnliche Incidents, Systemstatus]
→ [AI: Impact Assessment und Priorität bestimmen]
→ [Ticket erstellen: In Ticketing-System mit allen Kontextdaten]
→ [On-Call benachrichtigen: Zuständige Person per PagerDuty/Slack]
→ [Status-Page: Bei Major Incidents automatisch aktualisieren]
→ [Post-Incident: Reminder für Retrospektive nach Lösung]Komplexität: ⭐⭐⭐ | Setup-Zeit: 6-10 Stunden | Kosten: CHF 30-60/Monat
Wichtig: Verknüpfen Sie Incidents mit Deployments, um schnelle Root-Cause-Analyse zu ermöglichen. Der AI-Impact-Assessment sollte auf historischen Daten ähnlicher Incidents basieren.
Templates anpassen und erweitern
Jedes Template in dieser Sammlung ist ein Ausgangspunkt, kein fertiges Produkt. So gehen Sie bei der Anpassung vor:
- Ist-Prozess dokumentieren: Bevor Sie ein Template implementieren, dokumentieren Sie Ihren aktuellen Prozess. Wo sind die Unterschiede zum Template?
- Minimal Viable Automation: Starten Sie mit der einfachsten Version des Workflows. Fügen Sie Komplexität schrittweise hinzu, sobald die Basisversion stabil läuft.
- Error-Handling einbauen: Kein Template enthält perfektes Error-Handling für Ihre spezifische Umgebung. Implementieren Sie Retry-Logik, Fallbacks und Alerting.
- Testen mit Echtdaten: Testen Sie jeden Workflow mit realen Daten, bevor Sie ihn produktiv schalten. Nutzen Sie Testmodi der Plattformen.
- Monitoring aufsetzen: Jeder produktive Workflow braucht Monitoring. Tracken Sie Ausführungsraten, Fehlerquoten und Durchlaufzeiten.
FAQ
Kann ich die Templates direkt in Make, n8n oder Zapier importieren?
Die Templates in dieser Sammlung sind als logische Beschreibungen konzipiert, nicht als plattformspezifische Exportdateien. Sie können die Abläufe jedoch Schritt für Schritt in Ihrer bevorzugten Plattform nachbauen. Die meisten Templates lassen sich in 2-10 Stunden implementieren, je nach Komplexität.
Welche Plattform eignet sich am besten für die Templates?
Das hängt von Ihrem technischen Know-how und Ihren Anforderungen ab. Make eignet sich am besten für visuell orientierte Teams, n8n für technische Teams mit Datenschutzanforderungen und Zapier für schnelle, einfache Automationen. Ein detaillierter Vergleich findet sich im Tool-Vergleich.
Was kosten die Templates im laufenden Betrieb?
Die monatlichen Kosten setzen sich aus der Workflow-Plattform (CHF 15-100/Monat je nach Plan) und den AI-API-Kosten (CHF 5-50/Monat je nach Volumen) zusammen. Die meisten Templates für ein KMU liegen bei CHF 30-80 pro Monat Gesamtkosten. Die grösste Ersparnis liegt in der Arbeitszeit: 2-5 Stunden pro Woche und Workflow.
Brauche ich Programmierkenntnisse für die Templates?
Nein. Die meisten Templates (Komplexität ⭐-⭐⭐) können ohne Programmierkenntnisse in No-Code-Tools umgesetzt werden. Templates mit ⭐⭐⭐ erfordern grundlegendes Verständnis von APIs, JSON und Datenstrukturen. Detaillierte Anleitungen finden Sie in den Make- und n8n-Tutorials.
Wie stelle ich sicher, dass die Automationen zuverlässig laufen?
Implementieren Sie drei Sicherheitsebenen: Erstens Error-Handling mit Retry-Logik in jedem Workflow. Zweitens Monitoring mit Alerts bei Fehlern. Drittens regelmässige Reviews – prüfen Sie monatlich die Ausführungsprotokolle und optimieren Sie fehleranfällige Schritte.